Làm sao để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

Xin chào các bạn!
Nội dung của Blog hôm nay là cung cấp các bước căn bản làm sao để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất sao cho dễ xem, tạo được thiện cảm đến người nhận và chuyên nghiệp nhất. Nhưng trước hết chúng ta cần tìm hiểu thành phần căn bản của một email, thông thường sẽ bao gồm các phần như: greeting, opening comment, introduction, main point, concluding sentence, signing off. Bây giờ chúng ta cùng tìn hiểu các thành phần cụ thể của một email.

Nội dung video làm sao để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất.

Nội dung đầu tiên của bài viết làm sao để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất, chúng ta sẽ bắt đầu với Greeting (chào hỏi) bằng từ hi, hello, dear đối với trường hợp không cần trân trọng lịch sự, ngược lại khi cần phải trân trọng chúng ta sử dụng công thức: Dear +title + surname. Ví dụ khi viết email cho ông Paul Parker ta mở đầu bằng "Dear Mr.Parker", lưu ý là không nên viết cả tên cả họ người nhận vào như "Dear Mr.Paul Parker". Trường hợp không biết được tên và giới tính của người nhận thì chúng ta có thể sử dụng Dear Sir/Madam.

Thành phần thứ hai trong email là Opening comment, có thể hiểu đây là câu chào hỏi ban đầu. Thông thường đây sẽ là những câu hỏi thăm về sức khỏe, tình hình hiện tại của người nhận. Ví dụ như: how are you, how are things, i hope you are well, i hope you had a nice weekend.

Làm sao để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất.

Thành phần tiếp theo là Introduction, trình bài lý do vì sao viết email. Tùy thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể chúng ta sẽ có cách mở đầu khác nhau. Trong trường hợp trân trọng thì các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây "I am writing to + Verb", tuyệt đối không dùng "I'm" bởi vì trong văn phong trân trọng chúng ta không sử dụng từ viết tắt, mục đích của "to + Verb" là thể hiện mục đích và lý do. Một số động từ thương dùng câu này là từ "aks, check, clarify, complain, explain, confirm, apologize", một số mẩu câu các bạn có thể tham khảo:

• I am writing to ask for the information about the English courses - Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thêm thông tin về khóa học tiếng Anh.
• I am writing to check if everything is ready for  the launch of the product - Tôi viết email này để kiểm tra xem mọi thứ đã sẳn sàng cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.
• I am writing to clarify some points of the contract - Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.
• Tham khảo cách sử dụng qua từ điển online rất đáng tin cậy: http://www.oxfordlearnersdictionaries.com

Bên cạnh mẩu câu này, để đa dạng cách sử dụng chúng ta có thể sử dụng thêm "I would like to" là cách dùng trang trọng của "I want to". Khi không cần thiết phải trang trọng quá có thể sử dụng "I just wanted to".

Gửi email bằng tiếng Anh

Phần tiếp theo của email là Main point (nội dung chính), vì đây là email nên các bạn cố gắng viết càng ngắn, càng gọn và càng súc tích bao nhiêu càng tốt.

Phần thứ năm là Concluding sentence (kết thúc email), có thể xem ví dụ sau:

• Let me know if you need anymore information - Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin.
• Please get back to me as soon as possible - Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.
• I look forward to hearing from you soon - Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.
• Feel free to contact me should you need further information - Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin. Trong câu này "Should you need further information" đây là cụm từ đảo ngữ của "If you need further information", đối với "Feel free to contact me" có thể thay thế bằng "Please do not hesitate to contact me".

Phần cuối cùng là Signing off, có hai yếu tố quan trọng một là tên thứ hai là dòng trân trọng, thân ái hoặc chào tạm biệt. Trong tiếng anh đối với trường hợp không trân trọng chúng ta có thể sử dụng các từ best, best wishes, take care, by regards... ngược lại thì nên sử dụng best regards, warm regards, yours sincerely, yours faithfully... Tuy nhiên, các bạn nên nhớ rằng mở đầu bằng gì thì kết thúc bằng từ đó, ví dụ như:

• Hi, hello thì kết thúc bằng best, regards, best wishes, bye, take care.
• Dear Mr/Ms/Mrs thì kết thúc bằng Best regards, Warm regards, Yours faithfully, Yours sincerely.
• Dear Sir/Madam thì kết thúc bằng Yours faithfully.
• Dear Mr/Ms + surname thì kết thúc bằng Yours sincerely

Đây hẳn là bài viết bổ ích đúng không nào? Mình tin rằng sau buổi học này các bạn sẽ có thể hiểu được làm sao để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất và gây thiện cảm với người đọc hơn. Cám ơn các bạn đã ủng hộ cho Blog dịch thuật tiếng anh của chúng tôi, hãy tìm các bài học bổ ích khác liên quan được các bạn nhân viên, cộng tác viên của công ty dịch thuật Việt Uy Tín chuyên dịch thuật công chứng tiếng anh. Xin chào và hẹn gặp lại các bạn ở phần sau!