Viết email cũng là cách giúp bạn tự học tiếng Anh hiệu quả. Tuy nhiều bạn biết viết một email tiếng Anh đơn giản nhưng vẫn chưa thể hiện được sự chuyên nghiệp và cung cấp đầy đủ thông tin cho người đọc. Đặc biệt là với các email mang tính chất trang trọng thì các yếu tố trên càng được đề cao. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp đến các bạn.
1. Hướng dẫn viết email tiếng Anh chuyên nghiệp
1.1 Câu đầu trong email
Phần này tùy thuộc vào mối quan hệ với người nhận mail, ta sử dụng các cách viết khác nhau.
- Người nhận có mối quan hệ đối tác, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs, Ms… Ví dụ Dear Mrs.Shushu.
- Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thân mật hơn, bạn có thể sử dụng tên riêng của người đó như: Hello Jone, Dear Jone.
Chú ý tiêu đề của email
1.2 Phần chào hỏi ban đầu
Đoạn này dành cho các câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe của người nhận như:
- How are you ?
- How are things ?
- I hope you are doing well.
- I hope you have a nice weekend.
- Thank you for contacting ACB Company.
- Thank you for your prompt reply.
- Thank for getting back to me.
1.3 Phần giới thiệu trong email
Phần này bạn nêu rõ lý do tại sao viết email, tùy vào đối tượng người nhận để có cách diễn đạt khác nhau. Bạn có thể dùng các cấu trúc như: I’am writing to + complain/confirm/apologize…Với những người có mối quan hệ xã giao, thân thiết thì có thể dùng các câu hỏi gián tiếp hoặc trực tiếp:
- I’am writing to clarify some points of the contract.
Hoặc văn phong sang trọng hơn như là:
- I am writing to reference to
- I am writing to enquire about…
1.4 Nội dung chính trong email
Phần này bạn hãy đưa ra những vấn đề bạn muốn nói một cách ngắn gọn, và súc tích nhất. Ví dụ:
- As you started in your letter… = Như khi bạn bắt đầu trong thư …
- Regarding… = Về vấn đề là …
- Concerning… = Liên quan đến …
- As you told me… = Như bạn đã nói với tôi …
- As you mentioned in the previous one… = Như bạn đã đề cập với tôi trước đó…
- After careful consideration we have decided… = Sau khi đã xem xét cân nhắc kỹ lưỡng chúng tôi quyết định…
- Could you please…? = Bạn vui lòng ?
- Could you tell me something about… = Bạn có thể cho tôi biết …
- I would like to ask your help… = Tôi muốn nhờ sự hỗ trợ từ bạn …
1.5 Kết thúc email
- Feel free to contact me if you need further information.(Đừng ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin nhé)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possibles. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
- I look forward to… (Tôi rất mong đợi…)
- Please respond at your earliest convenience.(Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
Nếu mở đầu thư của bạn là Dear Ms/Mrs + surname thì cuối thư bạn nên dùng: “Yours sincerely”. Nếu là Dear Sir/Madam ở đầu thì sử dụng “Yours faithfully”
Nên kiểm tra lại email trước khi kết thúc
2. Những lỗi cần tránh khi viết email
- Không viết tắt, đặc biệt là với các từ như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự.
- Không sử dụng tiếng lóng, từ ngữ thô tục trong thư.
- Với ngôi thứ nhất nên sử dụng từ “would like” thay cho từ “want”.
- Không dùng động từ should cho ngôi thứ, chỉ dùng cho ngôi thứ nhất.
- Câu văn trong email phải ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu. Sử dụng từ đơn giản để tránh gây ra sự hiểu nhầm.
- Chú ý các để dấu câu ở vị trí phù hợp. Hạn chế sử dụng dấu chấm than, tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.
Với những hướng dẫn viết email tiếng Anh chi tiết như trên, mong rằng các bạn sẽ viết được một email chuyên nghiệp dựa vào các chuẩn nguyên tắc đó. Và sớm thành thạo cách viết thư cho bạn bè, khách hàng ngoại quốc của mình. Công ty dịch thuật sẽ hỗ trợ bạn trong việc dịch thuật tiếng Anh nhanh chóng và dễ dàng nhất.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét